Tại sao các công ty, văn phòng nhất định phải thi công tổng đài nội bộ?

Tổng đài nội bộ là công cụ đắc lực để cho văn phòng, công ty trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Việc thi công tổng đài nội bộ bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm kha khá chi phí cho doanh nghiệp. Hãy cùng GSG tìm hiểu tất cả các thông tin hữu ích về tổng đài nội bộ qua bài viết sau…

thi công tổng đài nội bộ

Giải pháp tổng đài nội bộ – liên lạc nội bộ tối ưu

Doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều, công nghệ thông tin cũng không ngừng tiến bộ. Hàng loạt các nhà cung cấp ra đời dẫn đến giá thành cước điện thoại ngày càng rẻ.

Tuy nhiên, việc trang bị cho mỗi cá nhân trong văn phòng 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc doanh nghiệp phải suy nghĩ lại. Không chỉ vì chi phí đầu tư cao mà vấn đề nằm ở chỗ khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, hàng loạt những số điện thoại sẽ khiến đối tác, khách hàng lúng túng khi liên hệ công việc.

Chỉ cần dùng 1 số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được chính xác nhân sự mà đối tác có nhu cầu liên lạc. Ngoài ra, nếu tận dụng được tất cả các tính năng sẵn có, việc đầu tư thi công tổng đài nội bộ sẽ giảm thiểu một số yêu cầu về hệ thống khác mà hệ thống tổng đài nội bộ đã tích hợp sẵn.

Cùng nhà thầu điện nhẹ GSG làm quen với một vài khái niệm trước khi lựa chọn tổng đài nội bộ:

Hệ thống tổng đài là gì?

Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch trên 1 số đường thuê bao của các nhà cung cấp giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài.

Những đối tượng nào nên dùng tổng đài?

Các công ty, văn phòng, tòa nhà, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng… cần liên lạc nội bộ, bảo mật cuộc điện đàm, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe đều có nhu cầu sử dụng tổng đài.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài

thi công tổng đài nội bộ

– Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.
– Liên lạc nội bộ sẽ không mất phí.
– Tận dụng được tối đa các đường trung kế bưu điện.
– Hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, văn phòng:

  • Chặn các cuộc gọi không mong muốn (di động, quốc tế), quản lý chi phí bằng phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại, quản lý chi tiết cuộc gọi của từng cá nhân…
  • Có thể tích hợp VoIP liên kết các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.
  • Sử dụng 1 số liên lạc duy nhất để giao dịch với khách hàng.
  • Chuyển cuộc gọi cho người khác mà không phải di chuyển.
  • Tích hợp lời chào khi có cuộc gọi đến công ty.

Thi công tổng đài nội bộ để có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong văn phòng:

  • Trong giờ làm việc: cho đổ chuông ở bàn tiếp tân.
  • Giờ nghỉ trưa: có thể không cho đổ chuông hoặc cho đổ chuông ở phòng bảo vệ.
  • Buổi tối có thể thay bằng lời chào, như: “Hiện công ty đã hết giờ làm việc, mong quý khách liên hệ lại sau, hoặc gọi đến số…”

Hướng dẫn cách lựa chọn tổng đài:

1. Lựa chọn theo cấu hình:

Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại hoặc khả năng mở rộng trong tương lai mà doanh nghiệp định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình cho phù hợp. Doanh nghiệp không có kinh nghiệm cũng đừng lo lắng, công ty GSG sẽ luôn đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong suốt quá trình thiết kế, thi công tổng đài nội bộ, để quý doanh nghiệp luôn yên tâm trong công việc kinh doanh.

2. Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác:

– Tập trung cuộc gọi đến 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu.

– Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP.

– Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hay qua hệ thống DISA-OGM.

– Sử dụng giờ dịch vụ, Emergency/VIP call, Hotline/warmline.

– Sắp xếp người dùng vào nhóm UCD, COS, Account Code.

– Nếu cần thiết, có thể đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực.

– Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước.

– Voice mail, Door phone/door Opener, Music –BGM, Paging.

3. Lựa chọn thi công tổng đài nội bộ theo thương hiệu và khả năng đầu tư

Việc trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ thật sự không khó trong thời đại số ngày nay. Tuy nhiên, tùy theo điều kiện tài chính mà lựa chọn thương hiệu cũng như công nghệ. Một thương hiệu nổi tiếng cũng đồng nghĩa với đơn giá cao kèm theo. Mỗi thương hiệu sẽ có các tính năng riêng biệt và đáp ứng cho một nhu cầu riêng biệt.

thi công tổng đài nội bộ
Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau ra đời và hoạt động trên toàn cầu. Nhưng tại Việt Nam hiện nay, thị phần tổng đài nội bộ được nắm bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, LG, Samsung, Avaya, NEC- Nitsuko, Erission, Alcatel, Nortel, Lucent, IntelBras, Miswi, Sun,…

>> Theo dõi: Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại tòa nhà chi tiết nhất

Với bề dày kinh nghiệm lâu năm, công ty GSG không ngừng vươn lên và khẳng định mình trong lĩnh vực điện văn phòng. Việc tư vấn, thiết kế, thi công tổng đài nội bộ chúng tôi sẽ giúp quý khách với những giải pháp toàn diện nhất.

Hãy gọi cho chúng tôi qua Hotline 0938.616.434 để được sự trợ giúp nhanh chóng.