Thi công tổng đài nội bộ

Thi công tổng đài nội bộ không chỉ giúp văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn, mà trên hết là những hiệu quả không thể bỏ qua của hệ thống tổng đài…

thi công tổng đài nội bộ

Tổng đài là hệ chuyển mạch có khả năng đàm thoại nội bộ và thực hiện cuộc gọi ra ngoài chỉ với một số thuê bao duy nhất. Vì vậy mà các phòng, ban, thành viên trong cùng một văn phòng, tòa nhà, công ty… có thể thoải mái liên lạc với nhau mà không mất chi phí gì cả. Vừa đảm đảm tính bảo mật cuộc hội thoại, vừa kết nối nhanh chóng và tiết kiệm đáng kể chi phí.

Với mỗi thương hiệu tổng đài sẽ có các tính năng riêng biệt, đáp ứng nhu cầu riêng biệt, vì vậy mà việc lựa chọn hệ thống tổng đài nào rất cần có sự tư vấn và hướng dẫn từ các nhà thầu thi công tổng đài nội bộ chuyên nghiệp.

Vì sao nên lắp đặt tổng đài nội bộ?

  • Quản lý tối đa chi phí: Với việc quản lý bằng mã số người dùng, chi tiết cuộc gọi của từng cá nhân sẽ được ghi nhận, qua đó tính toán được mức độ chi phí. Ngoài ra, phần mềm tính cước hoặc máy in cũng hỗ trợ quản lý rất tốt chi phí thoại của doanh nghiệp.
  • Cài đặt và cấu hình dễ dàng: Hạ tầng internet, mạng LAN sẵn có luôn là điều kiện thuận lợi để cài đặt và dễ dàng mở rộng mà không phải nâng cấp về phần cứng. Dùng điện thoại IP còn có ưu điểm là không bị giới hạn số lượng máy điện thoại.
  • Liên kết giữa các trụ sở của công ty bằng VoIP để liên lạc không mất phí.
  • Liên lạc nội bộ các phòng, ban không mất phí và bảo mật cuộc gọi không bị nghe lén.
  • Chặn cuộc gọi liên tỉnh, quốc tế để nhân viên không tận dụng điện thoại công ty để nói chuyện riêng.
  • Dùng chung một đường dây điện thoại của nhà cung cấp viễn thông. Chỉ một số điện thoại duy nhất cho cả hệ thống công ty.

thi công tổng đài nội bộ

  • Kiểm soát thời gian đàm thoại của nhân viên.
  • Chuyển cuộc gọi mà không cần phải di chuyển khỏi bàn làm việc.

Cách thức hoạt động của tổng đài nội bộ

Dây điện thoại được dùng để nối máy nhánh với tổng đài điện thoại. Khi bấm số gọi đi thì hệ thống sẽ kiểm tra tín hiệu đường dây có đang trống không, nếu đường dây trống thì sẽ thực hiện thành công cuộc gọi, và ngược lại. Tùy vào số lượng máy và hạn mức nhu cầu của khách hàng mà khi thi công tổng đài nội bộ, nhà thầu sẽ cài đặt để có bao nhiêu đường dây có thể cùng đàm thoại một lúc.

thi công tổng đài nội bộ

Hầu hết các tổng đài hiện nay có 2 cách để chuyển cuộc gọi, đó là:

Chuyển cuộc gọi tự động:

Khi gọi đến số thuê bao của công ty, sau tiếng chuông đổ sẽ có giọng nói cài đặt sẵn đọc lời chào và số máy lẻ để người gọi có thể bấm và gặp trực tiếp người cần gặp. Có thể bấm luôn số máy lẻ nếu bạn biết chính xác số máy của người cần liên hệ, không cần phải nghe giới thiệu hết lời chào.

Điểm hạn chế đối với phương thức chuyển cuộc gọi tự động đó chính là nếu người liên hệ lần đầu gọi đến số thuê bao công ty hoặc không nhớ số máy lẻ thì phải chờ đọc qua lời chào rất lâu để nghe được thông tin số máy lẻ mà mình muốn liên hệ.

Chuyển cuộc gọi bằng tay:

Lễ tân sẽ trả lời trực tiếp cuộc gọi của khách hàng/đối tác mà không cần đặt lời chào tự động. Người gọi thông báo cho lễ tân người mà mình muốn liên hệ, lễ tân sẽ chuyển đúng đến số máy lẻ mà người gọi yêu cầu.

Điểm hạn chế của phương thức này là cần phải có người xuyên suốt trực điện thoại, cũng như nhớ chính xác các số máy lẻ, thao tác nhanh chóng để hướng dẫn khách hàng.

thi công tổng đài nội bộ

Các tính năng của tổng đài nội bộ

  • Chức năng phân phối cuộc gọi đến các máy lẻ, không có máy nào nghe quá nhiều cuộc gọi.
  • Chức năng hiển thị số nội bộ và số từ ngoài gọi vào, cho phép chuyển cuộc gọi.
  • Cho phép thông báo khi hết giờ làm việc hoặc khi ra ngoài.
  • Chức năng thống kê cuộc gọi, như cuộc gọi đi, gọi đến, gọi nhỡ…
  • Thiết lập đường dây nóng.

Quy trình tiếp nhận, xử lý yêu cầu thi công tổng đài nội bộ:

  • Khảo sát công trình cần lắp đặt tổng đài nội bộ
  • Vẽ sơ đồ thiết kế hệ thống tổng đài
  • Lập dự toán các thiết bị cần thiết cho việc thi công tổng đài nội bộ
  • Tư vấn lắp đặt hệ thống tổng đài
  • Tư vấn thiết kế hệ thống mạng
  • Đưa ra các giải pháp về thoại cho tổng đài
  • Nghiệm thu, bàn giao hệ thống tổng đài hoàn chỉnh

GSG – công ty thi công tổng đài nội bộ chuyên nghiệp

thi công tổng đài nội bộ

  • Cung cấp line điện thoại hoạt động thông suốt, ổn định.
  • Hệ thống line luôn được thiết kế thẩm mỹ, gọn gàng, dễ dàng sửa chữa hoặc mở rộng.
  • Thiết kế, lắp đặt nhanh chóng và chính xác nhất khi có yêu cầu liên hệ từ khách hàng.
  • Tư vấn các hệ thống tổng đài từ đơn giản đến phức tạp, từ nhỏ gọn của công ty, văn phòng hay hệ thống quy mô của nhiều chi nhánh, khu nghỉ dưỡng, công ty chứng khoán… Để khách hàng có được một hệ thống tổng đài đồng nhất và thuận tiện nhất cho việc liên lạc.

Quý khách hãy liên hệ với Hotline của GSG 24/7: 0938.616.434 để nhận được sự phục vụ chu đáo nhất.